POLITICA ANTICORRUPCION
La siguiente Política se aplica para todos los asociados que conformar TERIAN, por lo que deberán tener amplio conocimiento de la misma y aplicación de ésta en todas sus actividades comerciales internas y hacia los Clientes FInales.
RESUMEN
Reglas sobre regalos, viajes y gastos de representación:
Las reglas estrictas sobre regalos, viajes y gastos de representación son importantes para prevenir la corrupción y garantizar que los empleados de la organización tomen decisiones basadas en los intereses de la empresa, en lugar de su beneficio personal.
- Ningún empleado puede aceptar regalos o viajes de cualquier persona o empresa que tenga o busque tener negocios con la organización.
- Los gastos de representación deben ser razonables y necesarios para cumplir con los objetivos de la organización.
- Se deben mantener registros detallados de todos los gastos de representación y ser aprobados previamente por la gerencia.
Políticas y procedimientos para llevar una contabilidad y registros exactos:
- Se deben llevar registros precisos de todos los gastos, ingresos y transacciones financieras de la organización.
- Todos los empleados deben seguir los procedimientos establecidos para registrar y documentar los gastos y otros movimientos de dinero.
- Se deben realizar auditorías periódicas y aleatorias para verificar que los registros sean precisos y estén actualizados.
Cómo responder a las demandas de funcionarios gubernamentales para proporcionar "facilitar" o "agilizar" pagos u otros beneficios:
- Los empleados de la organización no deben ofrecer o proporcionar ningún pago o beneficio a funcionarios gubernamentales para obtener ventajas o favores.
- Si un funcionario gubernamental solicita un pago o beneficio, se debe informar de inmediato al gerente de la organización.
- La organización debe cooperar plenamente con las autoridades competentes si se investigan denuncias de corrupción.
Este programa debe ser comunicado a todos los empleados de la Terian y reforzado regularmente mediante capacitaciones y recordatorios. También se debe establecer un canal de denuncias para que los empleados puedan informar sobre cualquier actividad sospechosa o inapropiada relacionada con la corrupción.
En caso de detectar alguna irregularidad envia tu observación a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., donde de la manera más discreta posible se aboradará el tema buscando la respectiva solución.
INFORMACION
En cuanto a los regalos, los empleados de la organización no deben aceptar ningún regalo de cualquier persona o empresa que tenga o busque tener negocios con la organización. Los regalos pueden incluir artículos como efectivo, obsequios, comidas costosas, viajes, entre otros. Esto se debe a que aceptar regalos puede influir en las decisiones de los empleados y crear conflictos de intereses.
En cuanto a los viajes, los empleados de la organización solo pueden realizar viajes que sean razonables y necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. Terian establece pautas claras sobre cuándo se permiten los viajes y quién los aprueba. Los empleados también deben mantener registros precisos de los gastos incurridos durante el viaje y justificar cómo cada gasto está relacionado con los objetivos de la empresa.
En cuanto a los gastos de representación, los empleados de la organización deben asegurarse de que los gastos sean razonables y necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. Los empleados deben obtener aprobación previa de la gerencia para los gastos de representación y mantener registros precisos de los gastos incurridos. La organización debe establecer pautas claras sobre cuándo se permiten los gastos de representación y el monto máximo que se puede gastar por evento.
En resumen, las reglas estrictas sobre regalos, viajes y gastos de representación son importantes para prevenir la corrupción y garantizar que los empleados tomen decisiones basadas en los intereses de la empresa, en lugar de su beneficio personal. Para más información solicite la Política de Viajes con la Gerencia de Administración y FInanzas.
Las políticas y procedimientos para llevar una contabilidad y registros exactos son esenciales para garantizar la transparencia y la integridad financiera de la organización. Estas políticas y procedimientos deben incluir los siguientes elementos:
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Registro de todas las transacciones: La organización proporciona el Sistema de Contabilidad para que se registre todas las transacciones financieras de la empresa, incluyendo ingresos, gastos y transacciones bancarias.
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Establecimiento de pautas y controles: Terian establece pautas claras y controles internos para garantizar que todas las transacciones financieras estén documentadas y respaldadas por la documentación adecuada. Se debe garantizar que los registros sean completos, precisos y actualizados.
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Asignación de responsabilidades: Terian asigna responsabilidades claras para la administración de los registros contables y financieros. Para mayor información contacte con la Gerencia de Administración y Finanzas.
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Auditoría interna y externa: Terian realiza auditorías internas y externas periódicas para evaluar el cumplimiento de las políticas y procedimientos contables y financieros, así como para detectar cualquier fraude o irregularidad.
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Seguridad de la información financiera: Terian garantiza la seguridad y confidencialidad de la información financiera, estableciendo medidas de seguridad adecuadas para proteger los registros financieros de la organización, incluyendo medidas de seguridad físicas y electrónicas.
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Formación y capacitación del personal: Terian capacita a todo el personal sobre las políticas y procedimientos contables y financieros, incluyendo la importancia de la integridad financiera y la prevención de la corrupción.
Las demandas de funcionarios gubernamentales para proporcionar "facilitar" o "agilizar" pagos u otros beneficios son comunes en muchas partes del mundo y pueden ser una forma de corrupción. Es importante que la organización tenga políticas y procedimientos claros para responder a estas demandas y evitar ser involucrada en actividades corruptas. Estos son algunos consejos para responder a estas demandas:
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Comunicar claramente la política de Terian: Se comunica claramente a los empleados, clientes y proveedores la política de cero tolerancia a la corrupción y que no se tolerará el soborno o cualquier otra actividad corrupta.
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Capacitar a los empleados: Terian capacita a sus empleados sobre cómo responder a las demandas de soborno o cualquier otra actividad corrupta. Los empleados deben estar informados sobre las políticas y procedimientos de la organización y sobre cómo denunciar cualquier actividad sospechosa.
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Informar a la gerencia: Si un empleado recibe una demanda de soborno, debe informar inmediatamente a su supervisor o gerente. La gerencia debe tomar medidas para investigar la demanda y tomar las medidas necesarias para prevenir cualquier actividad corrupta.
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Denunciar el soborno: Si la demanda de soborno proviene de un funcionario gubernamental, la organización debe denunciar el soborno a las autoridades competentes. La organización debe mantener registros detallados de cualquier demanda de soborno y documentar cualquier acción que se tome en respuesta a esa demanda.
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Mantener registros precisos: Terian mantiene registros precisos de todas las transacciones financieras. Estos registros pueden ayudar a la organización a detectar cualquier actividad sospechosa y demostrar que ha actuado de manera transparente y ética.
Terian establece sanciones claras y consistentes para aquellos que violen las reglas y políticas en relación a regalos, viajes y gastos de representación, así como cualquier actividad corrupta. Las penalizaciones son:
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Advertencia verbal: Puede ser una primera medida disciplinaria en casos de faltas menores, para que el empleado tome conciencia de que su comportamiento no es aceptable y que puede tener consecuencias más graves si se repite.
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Advertencia escrita: Carta formal de una falta disciplinaria y se puede utilizar en casos más graves o en caso de reincidencia.
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Multas económicas: Terian puede decidir imponer multas económicas como medida disciplinaria, como es la reducción de Comisiones.
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Suspensión temporal: En casos más graves, Terian puede decidir suspender temporalmente al empleado involucrado.
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Terminación de contrato: Si un empleado comete una falta grave, como por ejemplo, incurrir en actividades corruptas, Terian puede decidir terminar su contrato de trabajo.
Es importante que estas sanciones sean aplicadas de manera consistente y equitativa en toda la organización. La aplicación de las sanciones debe ser justa y proporcionada a la gravedad de la falta disciplinaria. Además. Terian un procedimiento justo y transparente para la investigación y la imposición de sanciones, por lo que cada caso será revisado por la Mesa Directiva.